LINTAS86.com, MANGGARAI – Upaya memperkuat layanan umpan balik masyarakat menjadi salah satu fokus pendampingan yang dilakukan selama satu pekan di Kabupaten Manggarai, Nusa Tenggara Timur. Kegiatan tersebut dilakukan melalui kunjungan lapangan, pengamatan layanan, pengambilan umpan balik penerima manfaat, serta koordinasi dengan pengurus dan relawan di tingkat kabupaten maupun provinsi.

Pendampingan dilakukan oleh Aip Sarifuddin yang mendapat penugasan untuk memperkuat penerapan mekanisme umpan balik dan pelibatan masyarakat dalam berbagai kegiatan kemanusiaan yang berjalan di wilayah tersebut.

Selama pelaksanaan kegiatan, sejumlah lokasi menjadi titik pendampingan, mulai dari pelayanan kesehatan, dukungan psikososial anak, hingga distribusi bantuan logistik kepada lembaga sosial dan penerima manfaat.

Kegiatan tersebut bertujuan memastikan masyarakat memiliki ruang untuk menyampaikan pengalaman, kebutuhan, saran, maupun keluhan terhadap layanan yang diterima.

Pendekatan tersebut dilakukan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kualitas pelayanan melalui komunikasi yang lebih terbuka dengan masyarakat.

Layanan Kesehatan Jadi Titik Awal Pendampingan

Salah satu lokasi yang dikunjungi berada di Dusun Narang, Desa Cambir Leca.

Di lokasi tersebut dilakukan pendampingan terhadap layanan kesehatan yang berlangsung di SDK Narang I.

Selain memantau pelaksanaan kegiatan, dilakukan pula survei dan pengambilan umpan balik dari masyarakat yang menerima layanan.

Melalui kegiatan tersebut, masyarakat diberikan kesempatan untuk menyampaikan pengalaman mereka secara langsung.

Masukan yang diterima menjadi bahan evaluasi mengenai manfaat layanan yang telah diberikan sekaligus kebutuhan yang masih dirasakan masyarakat.

Proses ini menunjukkan bahwa pelayanan tidak hanya berfokus pada pelaksanaan kegiatan, tetapi juga pada bagaimana penerima manfaat merasakan dampaknya.

Informasi yang diperoleh melalui umpan balik kemudian menjadi dasar untuk memperkuat kualitas pelayanan di masa mendatang.

Pendampingan Berlanjut ke Desa Lemarang

Setelah kegiatan di Dusun Narang, pendampingan berlanjut ke Desa Lemarang.

Di wilayah tersebut dilakukan pengamatan terhadap layanan dukungan psikososial atau Psychosocial Support (PSS) yang dilaksanakan melalui Pojok Ramah Anak.

Kegiatan tersebut ditujukan untuk memberikan ruang yang aman dan nyaman bagi anak-anak selama masa pemulihan.

Dalam pelaksanaannya, perhatian tidak hanya diarahkan pada aspek kegiatan yang berlangsung, tetapi juga pada bagaimana anak-anak dan masyarakat merasakan manfaat layanan yang diberikan.

Pendekatan umpan balik digunakan untuk memahami kebutuhan yang mungkin belum teridentifikasi dalam perencanaan program.

Melalui proses tersebut diperoleh gambaran bahwa dukungan kepada masyarakat tidak hanya berkaitan dengan kebutuhan fisik, tetapi juga meliputi kebutuhan psikososial dan perlindungan sosial yang relevan dengan kondisi di lapangan.

Distribusi Bantuan Menjadi Ruang Dialog

Pendampingan juga dilakukan pada kegiatan distribusi bantuan logistik.

Lokasi yang dikunjungi meliputi Panti Asuhan Hanura dan Yayasan Santu Damian Cancar.

Selain memastikan bantuan diterima oleh lembaga penerima manfaat, kegiatan tersebut dimanfaatkan sebagai ruang komunikasi untuk memperoleh masukan secara langsung dari pihak penerima bantuan.

Dalam proses distribusi di Yayasan Santu Damian Cancar, muncul kebutuhan tambahan yang disampaikan oleh pihak yayasan.

Ketua Yayasan Santu Damian Cancar, Suster Beatrix Sero, SSPS, menyampaikan harapan agar yayasan memperoleh pendampingan dokter dan layanan psikososial.

Masukan tersebut menjadi salah satu temuan penting selama pendampingan lapangan.

Kebutuhan yang disampaikan menunjukkan bahwa penerima manfaat tidak selalu hanya membutuhkan bantuan logistik.

Dalam situasi pemulihan, kebutuhan kesehatan dan dukungan psikososial juga dapat menjadi aspek yang perlu mendapat perhatian lebih lanjut.

Menanggapi hal tersebut, relawan yang bertugas menyampaikan bahwa kebutuhan tersebut akan dikoordinasikan dengan pihak terkait di tingkat kabupaten.

Umpan Balik Jadi Bagian dari Pelayanan

Hasil pendampingan menunjukkan bahwa umpan balik memiliki peran penting dalam proses pelayanan.

Melalui masukan yang diberikan masyarakat, berbagai kebutuhan yang sebelumnya belum terlihat dapat teridentifikasi.

Selain itu, umpan balik menjadi sarana untuk mengetahui apakah bantuan dan layanan yang diberikan telah sesuai dengan kebutuhan penerima manfaat.

Pendekatan ini juga membantu membangun komunikasi yang lebih baik antara petugas dan masyarakat.

Dalam praktiknya, masyarakat tidak hanya menjadi penerima layanan, tetapi turut berperan dalam memberikan informasi yang dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas program.

Karena itu, pengumpulan umpan balik tidak dipandang sebagai kegiatan tambahan, melainkan bagian dari keseluruhan proses pelayanan.

Koordinasi Bersama Relawan dan Pengurus

Selain melakukan pendampingan lapangan, dilakukan pula koordinasi dengan pengurus dan relawan di tingkat kabupaten maupun provinsi.

Kegiatan ini bertujuan memperkuat pemahaman mengenai pentingnya pelibatan masyarakat dalam setiap layanan yang diberikan.

Dalam pertemuan tersebut juga dilakukan sosialisasi mengenai pengelolaan umpan balik serta mekanisme penyampaian informasi dari masyarakat kepada organisasi.

Relawan diberikan penguatan mengenai pentingnya mencatat, mendokumentasikan, dan meneruskan setiap masukan yang diterima dari penerima manfaat.

Langkah tersebut diharapkan mampu memperkuat proses komunikasi antara organisasi dan masyarakat.

Ditemukan Kendala pada Saluran Komunikasi

Selama proses evaluasi, ditemukan sejumlah tantangan yang masih dihadapi dalam penerapan layanan umpan balik.

Salah satu temuan berkaitan dengan penggunaan hotline komunikasi.

Saat ini saluran hotline masih menggunakan nomor telepon relawan dan belum menggunakan nomor khusus yang dikelola secara permanen oleh markas.

Kondisi tersebut dinilai belum ideal karena keberlangsungan layanan masih bergantung pada individu tertentu.

Selain itu, ditemukan pula kendala pada pengelolaan media sosial.

Akun media sosial yang sebelumnya digunakan mengalami masalah akses karena akun keluar dari sistem, sementara nomor telepon yang terhubung dengan akun tersebut sudah tidak aktif.

Akibatnya, media sosial belum dapat berfungsi optimal sebagai sarana komunikasi publik.

Temuan tersebut menjadi bagian penting dari evaluasi yang dilakukan selama pendampingan.

Rencana Perbaikan Mulai Disusun

Berangkat dari berbagai temuan lapangan, sejumlah langkah perbaikan mulai dibahas bersama pengurus dan pihak markas.

Salah satu rencana yang mengemuka adalah penggunaan nomor hotline khusus yang dikelola secara resmi.

Nomor tersebut diharapkan tetap berfungsi sebagai sarana komunikasi dengan masyarakat, tidak hanya selama masa pemulihan tetapi juga pada pelayanan rutin setelahnya.

Selain itu, direncanakan pula pengadaan perangkat yang dapat mendukung pengelolaan umpan balik secara lebih terstruktur.

Perbaikan juga diarahkan pada penataan media sosial agar kembali dapat digunakan sebagai sarana komunikasi dengan masyarakat.

Langkah-langkah ini dinilai penting untuk memastikan masyarakat memiliki akses yang jelas ketika ingin menyampaikan pertanyaan, kebutuhan, maupun masukan terhadap pelayanan yang diterima.

Menjadikan Suara Warga Sebagai Dasar Perbaikan

Pendampingan selama satu pekan menunjukkan bahwa pelayanan kemanusiaan tidak hanya berkaitan dengan pelaksanaan program di lapangan.

Keberhasilan juga ditentukan oleh kemampuan mendengarkan masyarakat serta memastikan setiap masukan memperoleh perhatian yang memadai.

Dari Dusun Narang, Desa Cambir Leca, hingga Yayasan Santu Damian Cancar, berbagai kegiatan menunjukkan bahwa kebutuhan masyarakat dapat berkembang dan berubah sesuai kondisi yang mereka hadapi.

Karena itu, saluran komunikasi yang terbuka menjadi bagian penting dalam proses pelayanan.

Melalui penguatan sistem umpan balik, masyarakat memperoleh ruang untuk menyampaikan suara mereka.

Di sisi lain, pengelola layanan mendapatkan informasi yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan dasar perbaikan program.

Hasil pendampingan selama satu minggu ini menjadi langkah awal dalam memperkuat sistem komunikasi yang lebih teratur dan berkelanjutan, sehingga pelayanan yang diberikan semakin mampu menjawab kebutuhan masyarakat secara langsung.

Penulis: Edho

Editor: Redaksi